Świadome zamawianie. Czyli jak zamawiać stronę internetową lub aplikację web?

Nieprecyzyjnie sformułowane zamówienie może być kłopotliwe zarówno dla zamawiającego, jak i wykonawcy, a to dlatego, że stanowi ono swego rodzaju barierę w komunikacji między obiema stronami. Oczywiście w dużej mierze to rolą wykonawcy, jako specjalisty w swojej branży, jest naprowadzenie Cię na odpowiedni tor i podpowiedzenie zarówno tego nad czym należy się zastanowić, jak i tego dlaczego poszczególne kwestie są ważne. Jeśli zupełnie nie wiesz od czego zacząć, nie martw się – dobry wykonawca z pewnością przeprowadzi Cię przez ten proces. Zgodzisz się pewnie jednak, że dobrą dla obu stron sytuacją jest, gdy przynajmniej „z grubsza” wiesz jakie kryteria są dla Ciebie istotne.

Z jednej strony jako zamawiający możesz mieć problem z wyspecyfikowaniem swoich potrzeb i oczekiwań. To przecież nie Twoja specjalizacja, czasem więc barierą bywa ograniczona znajomość technikaliów z tym związanych: „nie znam się, więc nie wiem co powinienem wziąć pod uwagę”. Z drugiej strony dla wykonawcy kłopotliwe bywa wyłuskanie technicznych informacji z humanistycznego i czasami nieco chaotycznego opisu zamawiającego. W niektórych przypadkach te problemy komunikacyjne mogą prowadzić do nieporozumień lub niezadowolenia z efektów współpracy, a w skrajnych przypadkach nawet do zupełnego niepowodzenia projektu.

Żeby więc przynajmniej odrobinę ułatwić Wam sprawne przejście przez ten najwcześniejszy (i chyba najważniejszy) etap projektu, postaram się wskazać kilka aspektów, które warto wziąć pod uwagę specyfikując swoje potrzeby. Bez wątpienia nie jest to kompletna lista zagadnień. Wiele może zależeć od specyfiki konkretnego projektu, dlatego starałem się wybrać tylko te najbardziej uniwersalne aspekty, które zazwyczaj jednak będzie trzeba rozważyć. Mogą one stanowić jakiś punkt wyjścia do dalszych szczegółowych rozmów. Odpowiedzenie sobie na poniższe pytania powinno ułatwić Wam też sprecyzowanie i lepsze poznanie swojej własnej wizji efektu końcowego.

#1 Po pierwsze: czego właściwie potrzebujesz?

Postaraj się nie ograniczać do „strony internetowej” albo „aplikacji”, ale też przedstawić nieco szerszy kontekst. Niech to będzie „strona-wizytówka niewielkiej firmy budowlanej z informacjami o firmie i portfolio projektów”, albo „blog modowy w modelu freemium”. A w przypadku aplikacji np. „aplikacja do zarządzania danymi osobowymi pracowników i niezautomatyzowanymi grafikami pracy w kilkudziesięcioosobowej firmie logistycznej”. Warto też określić jaką rolę biznesową ma pełnić dana strona/aplikacja. Taki opis już da potencjalnemu wykonawcy jakieś wyobrażenie o tym z jaką branżą będzie miał do czynienia, jakiego typu będzie to strona lub aplikacja i jaka mniej więcej może być skala projektu.

#2 Kim jesteś i do kogo kierujesz swoją stronę/aplikację?

Wbrew pozorom to ważne. Czy jesteś osobą prywatną, reprezentujesz przedsiębiorstwo lub jakiegoś rodzaju organizację? Czy to będzie aplikacja wyłącznie do wewnętrznego użytku w firmie? A może aplikacja o globalnym zasięgu? Czy strona/aplikacja kierowana jest do jakiejś określonej grupy odbiorców? W jaki sposób użytkownicy będą jej używać? Może np. wiesz, że większość użytkowników korzysta ze strony/aplikacji w trakcie przemieszczania się? A może znaczna część użytkowników to osoby w określonym wieku? Zastanów się, czy jesteś w stanie jakoś określić swoich odbiorców. Mając tą wiedzę, wykonawca może zwrócić uwagę na coś o czym nie pomyślałeś lub o czym nie wiedziałeś, np. na to, że w niektórych przypadkach jesteś zobowiązany spełnić określone normy dostępności WCAG.

#3 Co już wiesz?

Może rozważasz lub nawet jesteś już zdecydowany na jakieś konkretne rozwiązania techniczne/wizualne. Np. aplikacja ma być wykonana w konkretnej technologii, którą warunkują inne systemy, z którymi ma docelowo współpracować lub takie są ograniczenia techniczne serwera. A może strona internetowa ma być oparta o konkretny system CMS, do którego zdążyłeś/zdążyłaś się przyzwyczaić? Wspomnij o tym, to ważne! A może strona ma być wyłącznie w biało-szarej kolorystyce i basta? Wspomnij i o tym, dlaczego nie! Skoro coś wiesz z góry, podziel się tym od razu, nie zatrzymuj tego na później. Nawet jeśli wydaje Ci się, że to błahostka, nie obawiaj się o tym powiedzieć. Jeśli nawet okaże się to rzeczywiście mało istotne na tym etapie rozmów, na pewno nikt nie obrazi się, że o tym mówisz!

#4 Co może nie być oczywiste?

Zastanów się o czym wykonawca może nie pomyśleć sam z siebie, jakie sprawy mogą nie być oczywiste? Może np. Twoja strona generuje wyjątkowo duży ruch lub użytkownicy przesyłają na serwer znaczne ilości danych? Może aplikacja ma działać na wyjątkowo dużej bazie danych lub wymaga zapewnienia ponadprzeciętnie wysokich standardów bezpieczeństwa? To niezwykle ważne informacje.

#5 Czy masz jakiś punkt odniesienia?

Może istnieją aplikacje czy strony WWW, które są dla Ciebie punktem odniesienia? Może funkcjonują już podobne aplikacje? Może znalazłeś przykłady, które odpowiadają Ci od strony wizualnej? Przekaż wykonawcy namiary na nie. Zaznacz przy tym co podoba Ci się w podanych przykładach a co nie, co chciałbyś rozwiązać podobnie, a czego Ci w nich brakuje. Wykonawcy będzie wówczas łatwiej ocenić Twoje potrzeby i trafić w Twój gust.

#6 Kilka technikaliów

Czy potrzebujesz responsywności (RWD)?

Jeśli mówimy o stronie internetowej, to krótko: tak, potrzebujesz. Każda współczesna strona powinna być dostosowana do wyświetlania na ekranach dowolnej wielkości. Jeśli mowa o aplikacji web, tu już sprawa może nie być aż tak oczywista. Np. w przypadku narzędzi tworzonych na potrzeby wewnętrzne, czasem może się to okazać zbędne.

Czy w przypadku strony WWW potrzebujesz systemu CMS?

Jeśli Twoja strona internetowa ma być raczej prosta i nie zamierzasz zbyt często wprowadzać na niej jakichkolwiek zmian, to możesz rozważyć zrezygnowanie z integracji z systemem CMS. Pozwoli to nieco obniżyć koszt realizacji.

I najważniejsze – co ma być w środku?

Jakie funkcjonalności ma posiadać aplikacja? Jaka będzie zawartość strony? W przypadku aplikacji trudno o jakieś uogólnienie, bo każda będzie miała inne, specyficzne dla siebie elementy – po prostu postaraj się wykazać jak największą precyzją. Z kolei w przypadku strony internetowej istotnymi elementami może być np.: wielojęzyczność, możliwość rejestracji użytkowników, zintegrowanie z innymi aplikacjami, niestandardowa wyszukiwarka, integracja płatności online, itd. Najlepiej gdy spróbujesz opisać jaka powinna być zawartość/funkcjonalność każdego rodzaju podstrony występującej w Twoim serwisie.

#7 Czy potrzebujesz dodatkowych usług?

Np. hostingu. Jeśli masz już zapewniony hosting lub planujesz go wykupić gdzie indziej to poinformuj o tym gdzie lub jakie są warunki techniczne. Jeśli nie masz jeszcze hostingu, zaznacz, że oczekujesz uwzględnienia tego w ofercie.
A może ważna będzie dla Ciebie asysta i wsparcie techniczne? Postaraj się określić, czy oczekujesz go tylko w początkowym okresie korzystania z systemu czy chciałbyś aby asysta była zapewniona długoterminowo.

A co Ty powinieneś wiedzieć o wykonawcy?

Ważne jest nie tylko to, żebyś przekazał potencjalnemu wykonawcy własne oczekiwania, ale również, abyś poznał jego możliwości, sposób działania i filozofię pracy. Czy wykonawca realizuje swoje projekty w zgodzie z aktualnie obowiązującymi standardami? Czy zapewnia wysoką dostępność tworzonych serwisów i ich zgodność z rekomendacjami WCAG 2.0? Czy ma wiedzę w obszarze usability i user experience oraz rozeznanie w aktualnych trendach, aby móc doradzić Ci najkorzystniejsze rozwiązania?